Standard-prozess ablauf diagramm

Arten von Standard-Prozessflussdiagrammen

Ein Standard-Prozessflussdiagramm beschreibt einen Prozess oder Workflow mithilfe von Pfeillinien und anderen aussagekräftigen Symbolen. Es ist eine visuelle Darstellung eines Workflows unter Verwendung gängiger Flussdiagramm-Symbole. Im Allgemeinen werden sie bei der Analyse oder Verbesserung eines Fertigungs- oder Geschäftsprozesses verwendet. Verschiedene Arten von Prozessflussdiagrammen kommunizieren unterschiedliche Prozesse, indem sie Aktivitäten, Entscheidungen, Eingaben, Ausgaben und die Fließrichtung veranschaulichen.

• Grundlegendes Flussdiagramm

  Ein grundlegendes Flussdiagramm verwendet gängige Flussdiagramm-Symbole, um die Schritte eines Prozesses zu beschreiben. Es ist leicht zu verstehen und zeigt die Reihenfolge der Aktivitäten mithilfe von Pfeilen. Grundlegende Flussdiagramme können Prozesse auf hoher Ebene mit wenigen Details darstellen und von Personen verwendet werden, die wenig technisches Wissen über den Prozess haben.

• Bereitstellungsflussdiagramm

  Ein Bereitstellungsflussdiagramm zeigt die Aufgaben in einem Prozess und wer sie ausführt. Dieses Flussdiagramm zeigt funktionale oder abteilungsbezogene Verantwortlichkeiten, indem es Prozesse entlang einer horizontalen oder vertikalen Achse darstellt. Es zeigt, wie ein Prozess auf Gruppen oder Einzelpersonen aufgeteilt ist. Bereitstellungsflussdiagramme sind nützlich, um die Verantwortlichkeit, Zusammenarbeit und Übergabepunkte in einer Prozesskarte hervorzuheben. Sie zeigen auch, wo Ressourcen möglicherweise zugeteilt werden, um die Effizienz zu verbessern oder die Durchlaufzeiten zu verkürzen.

• D Swimlane Flussdiagramm

  D Swimlane-Flussdiagramme verwenden rechteckige Spuren, um Rollen oder Abteilungen zu trennen. Sie ähneln Bereitstellungsflussdiagrammen, konzentrieren sich aber mehr auf die Verantwortung jedes Akteurs im Prozess. D Swimlane-Flussdiagramme tragen dazu bei, Redundanzen oder Engpässe in einer Standardarbeitsanweisung zu beseitigen, indem sie verdeutlichen, wer was tut. Die klare Abgrenzung der Spuren vereinfacht auch die Kommunikation zwischen den Stakeholdern und hilft, Verbesserungspotenziale schnell zu identifizieren.

• Blasendiagramm

  Blasendiagramme unterscheiden sich von der Verwendung aller anderen Flussdiagramm-Symbole. Das Erlernen der Verwendung und Erstellung ist sehr interessant. Die Hauptkomponenten eines Blasendiagramms sind Prozesse, die durch Blasen dargestellt werden, wobei Pfeile die Interaktionen zwischen den Prozessen anzeigen. Blasendiagramme helfen, die Interbeziehungen von Prozessen darzustellen, insbesondere wenn interagierende Elemente wichtig sind, um das Systemverhalten zu verstehen. Sie schaffen eine einfache Visualisierung von Verknüpfungen. Erstbenutzer von Blasendiagrammen finden es möglicherweise schwierig, zu verstehen, wie sie sie klar lesen können.

• Workflows

  Workflows ähneln grundlegenden Flussdiagrammen, aber der Fokus liegt ausschließlich auf der Reihenfolge der Aufgaben in einem Prozess. Workflows beinhalten oft Details wie Aufgabendauer, zugewiesene Ressourcen und Aufgabenabhängigkeiten. Aufgrund ihres Detaillierungsgrades werden sie in der Regel zur Dokumentation betrieblicher Aktivitäten verwendet. Workflows unterstützen Projektmanagement, Ressourcenallokation und Prozessoptimierung durch die detaillierte aufgabenorientierte Darstellung.

Spezifikation und Wartung von Standard-Prozessflussdiagrammen

Die Wartung eines Prozessflussdiagramms hängt hauptsächlich von der Art des Mediums ab. Softwarebasierte Flussdiagramme müssen regelmäßig aktualisiert werden, um die Systemunterstützung zu gewährleisten. Sie benötigen außerdem Schulungen für Mitarbeiter, damit diese die Software effizient nutzen können. Bei einem hardwarebasierten Flussdiagramm muss die Hardware regelmäßig repariert werden, um den Betrieb der Maschine zu gewährleisten. In diesem Fall liegt die Haftung für Reparaturen beim Geschäftsinhaber oder dem Dienstleister, wie im Service Level Agreement (SLA) festgelegt.

Einige weitere wichtige Punkte eines Prozessflussdiagramms, die gewartet werden müssen, sind folgende:

• Speicherung und Sicherung:

  Digitale Flussdiagramme benötigen regelmäßige Sicherungen, um Datenverluste zu verhindern. Prozessflussdiagramme (PFDs) werden für Maschinen und deren Funktionsweise erstellt. Wenn das Flussdiagramm aus irgendeinem Grund verloren geht, kann dies erhebliche Auswirkungen auf das Management und die Wartung des Vermögenswerts und möglicherweise auf den Vermögenswert selbst haben.

• Versionskontrolle:

  Wenn das Prozessflussdiagramm aktualisiert wurde, sollte die ältere Version aufbewahrt werden. Dies erleichtert bei Bedarf die Bezugnahme auf frühere Revisionen.

• Zusammenarbeit und Zugriff:

  Wenn mehrere Teams an der Wartung des Flussdiagramms beteiligt sind, ist es am besten, einen einzigen Zugriffspunkt für Bearbeitungen und Aktualisierungen zu haben. Die Beibehaltung eines einzigen Zugriffspunkts stellt sicher, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind und die Wahrscheinlichkeit von widersprüchlichen Änderungen reduziert wird.

• Dokumentation und Anmerkungen:

  Alle am Prozessflussdiagramm vorgenommenen Änderungen sollten mit Erläuterungen und Gründen für die Änderung dokumentiert werden. Dies stellt die Transparenz bei Änderungen sicher und erleichtert das Verständnis der Begründung bei Bezugnahme auf vergangene Änderungen.

Einsatzszenarien für Standard-Prozessflussdiagramme

Flussdiagramme können in verschiedenen Disziplinen und Branchen eingesetzt werden. Hier ein Blick auf einige der gängigen Einsatzszenarien von Flussdiagrammen.

• Fertigung und Produktion

  Industrien verwenden Standard-Prozessflussdiagramme, um Produktionsprozesse zu optimieren und den Workflow zu rationalisieren. Sie zeigen komplexe Produktionsprozesse für Branchen wie Lebensmittelverarbeitung, Chemie und Elektronikfertigung.

• Management und Verwaltung

  Im Bereich Management und Verwaltung werden Standard-Prozessflussdiagramme verwendet, um Organisationsstrukturen und Aufgabenbereiche zu veranschaulichen, Geschäftsabläufe und -prozesse zu strategisieren, die Ressourcenallokation zu optimieren und Projektzeitpläne und Meilensteine zu visualisieren.

• IT und Softwareentwicklung

  IT-Abteilungen verwenden Flussdiagrammdiagramme unter anderem für das IT-Supportmanagement, die Softwareentwicklung, das Systemdesign und das Netzwerkmanagement. IT-Teams verwenden sie, um Codeausführungsreihenfolgen, Systemarchitekturen, Fehlerbehebungsprozesse usw. zu zeigen.

• Bildung und Ausbildung

  Schulen und Ausbildungseinrichtungen können Standard-Prozessflussdiagramme verwenden, um Lehrprozesse, Studentenmanagementprozesse und Verwaltungsprozesse usw. zu zeigen. Sie können auch verwendet werden, um Wissenssysteme, Mind Maps und Kursstrukturen zu visualisieren.

• Gesundheitswesen und Medizin

  Das Gesundheitswesen verwendet Standard-Prozessflussdiagramme, um klinische Pfade, medizinische Verfahren und Prozesse im Gesundheitswesen zu optimieren. Sie zeigen auch Patientenmanagementprozesse, Behandlungsprozesse und Notfallreaktionsprozesse.

• Bau und Ingenieurwesen

  Bau- und Ingenieurteams können Standard-Prozessflussdiagramme verwenden, um Projektentwicklungsprozesse, Bauabläufe und Engineering-Designprozesse zu zeigen. Sie sind auch nützlich für Ressourcenmanagement und -planung.

• Wirtschaft und Finanzen

  In Wirtschaft und Finanzen werden Standard-Prozessflussdiagramme verwendet, um Finanzprozesse, Budgetmanagement und Ausgabenprüfung zu veranschaulichen. Sie können auch Geschäftsbetriebsprozesse, Vertriebsmanagement und Kundendienstprozesse zeigen.

• Lebensmittel und Gastgewerbe

  In der Lebensmittel- und Gastronomiebranche werden Standard-Prozessflussdiagramme verwendet, um Lebensmittelproduktionsprozesse, Restaurantbetriebsprozesse und Cateringmanagement zu veranschaulichen. Sie sind auch nützlich für Qualitätskontrolle und Lebensmittelsicherheitsmanagement.

• Logistik und Lieferkette

  Standard-Prozessflussdiagramme werden in Logistik und Lieferkette verwendet, um Logistikprozesse, Lagerprozesse und Lieferkettenmanagement zu zeigen. Sie veranschaulichen auch Auftragsabwicklung, Versand und Bestandsverwaltung.

So wählen Sie Standard-Prozessflussdiagramme aus

Bei der Auswahl von Flussdiagrammstandards sollte man das Publikum oder das Team berücksichtigen, das das Flussdiagramm verwenden wird. Verschiedene Menschen haben unterschiedliche Wahrnehmungen, und es ist wichtig, zu berücksichtigen, was andere beim Analysieren des betreffenden Prozesses einbringen werden. Außerdem sollte genügend Zeit für das Studium jedes im Standard-Prozessflussdiagramm dargestellten Symbols eingeplant werden, damit kein Stein auf dem anderen bleibt. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich bei der betreffenden Person um einen Geschäftsinhaber handelt, der Informationen an Stakeholder wie Investoren oder Kunden weitergeben möchte.

Ein weiterer Punkt, über den man nachdenken sollte, wenn man ein Prozessflussdiagramm auswählt, ist die Komplexität des zu analysierenden Prozesses. Einfache Prozesse können einfache visuelle Darstellungen haben, komplexere Prozesse hingegen erfordern möglicherweise eine eingehende Analyse, was zur Verwendung zusätzlicher Symbole und lebendiger Farben führen könnte. Im Wesentlichen hängt die Wahl der Flussdiagrammdarstellung für komplexere Prozesse stark davon ab, was andere letztendlich sehen werden und welche wichtigen Informationen kommuniziert werden müssen.

Überlegungen können auch auf der Grundlage der Absicht des Autors angestellt werden; das heißt, Geschäftsinhaber, die Informationen an ihr Team weitergeben wollen, werden nach einem Flussdiagramm suchen, das leicht zu lesen und zu verstehen ist, damit das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist, was wichtig ist. Darüber hinaus benötigen Stakeholder wie Investoren Diagramme mit ausgefeilteren Symbolen, damit nur die wichtigen, relevanten Informationen an ein spezialisiertes Publikum mit hoher Kenntnis gelangen.

Ein letzter Punkt, der zu berücksichtigen ist, ist die Vertrautheit des Publikums mit dem betreffenden Prozess. Wenn das entscheidende Publikum wenig Wissen über den betreffenden Prozess hat, ist ein Flussdiagramm mit ausführlichen Erläuterungen und einfachen Symbolen erforderlich; ist das Publikum jedoch mit dem Prozess vertraut, kann das Flussdiagramm mit der Einbeziehung bekannter Symbole prägnanter und direkter gestaltet werden.

Standard-Prozessflussdiagramm Q & A

F1: Welches ist der Zweck eines Prozessflussdiagramms?

A1: Ein Prozessflussdiagramm hilft beim Verständnis einer Übersicht über den Prozess unter den Stakeholdern. Es dient als Leitfaden für Personen, die mit dem Prozess nicht vertraut sind, und identifiziert Verbesserungspotenziale, indem es Redundanzen und Engpässe aufzeigt.

F2: Was sind die Einschränkungen eines Flussdiagramms?

A2: Die wichtigste Einschränkung eines Flussdiagramms ist, dass es komplexe Beziehungsmuster nicht darstellen kann. Darüber hinaus dauert die Erstellung lange und es können viele Seiten benötigt werden, um Informationen darzustellen.

F3: Was sind einige Alternativen zu einem Flussdiagramm?

A3: Die weit verbreitete Übersicht über einen Prozess wird in schriftlicher Form beschrieben. Diese Methode hebt jedoch die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Schritten nicht hervor. Eine weitere Alternative ist eine Mind Map, die die Beziehung zwischen einem zentralen Thema und seinen verschiedenen Unterthemen aufzeigt.

F4: Was sind einige Vorschläge für die Erstellung eines Flussdiagramms?

A4: Beginnen Sie mit der Identifizierung des letzten Schritts des Prozesses und arbeiten Sie dann rückwärts, um andere Schritte zu finden. Ignorieren Sie die hierarchische Struktur des Prozesses und konzentrieren Sie sich auf die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Komponenten. Nutzen Sie Technologie, um eine digitale Version des Diagramms zu erstellen.