Weiche kommunikation

Arten der Soft-Kommunikation

Soft-Kommunikation bezieht sich auf elektronische Werkzeuge, die Menschen miteinander verbinden. Obwohl es viele Werkzeuge für die Soft-Kommunikation gibt, funktionieren sie alle auf die gleiche Weise. Sie alle erzeugen Schallwellen, wenn eine Person in das Gerät spricht. Diese Schallwellen werden in elektronische Signale umgewandelt, die die andere Person hören kann.

Heute haben Menschen viele Möglichkeiten für Soft-Kommunikationsgeräte. Sie können entweder moderne Werkzeuge verwenden oder bei traditionellen Geräten bleiben. Der Unterschied zwischen diesen beiden Kategorien von Kommunikationswerkzeugen liegt in ihrer Funktionsweise. Moderne Geräte funktionieren über das Internet, während traditionelle Geräte Telefonleitungen verwenden. Beide Kategorien lassen sich weiter in Handgeräte und Festgeräte unterteilen.

Handgehaltene Soft-Kommunikationswerkzeuge sind tragbar, sodass man sie überallhin mitnehmen kann. Zu den traditionellen Geräten gehören Festnetztelefone und Walkie-Talkies. Die beiden unterscheiden sich geringfügig, da ein Walkie-Talkie sowohl als Sender als auch als Empfänger fungiert, während ein Telefon nur ein Sender oder Empfänger sein kann, je nachdem, ob eine Person anruft oder angerufen wird. Moderne Kommunikationswerkzeuge sind ebenfalls Sender und Empfänger in einem. Einige Beispiele sind Smartphones, Skype-Headsets und VoIP-Telefone.

Einige Arten von Hard-Soft-Kommunikationsgeräten werden als Softphones bezeichnet. Dieser Begriff bezieht sich auf Software auf einem Computer oder Mobilgerät, die Telefonanrufe über das Internet tätigt und entgegennimmt. Beispiele für Softphones sind Programme wie Line, Wechat, Skype, Viber und WhatsApp. Diese Programme funktionieren wie ein Telefon, befinden sich aber auf einem Computer. Alle Internet Protocol (IP)-Telefone, die keine Hardphones mit Bildschirm und Tastatur sind, sind ebenfalls Softphones.

Zu den fest installierten Soft-Kommunikationswerkzeugen gehören Dinge wie Gegensprechanlagen und VoIP-Telefone. VoIP-Telefone können mit dem Internet oder einem Computer verbunden werden und funktionieren wie ein normales Telefon. Der Hauptunterschied zwischen VoIP und herkömmlichen Telefonen besteht darin, dass VoIP-Telefone das Internet verwenden.

Funktionen und Eigenschaften der Soft-Kommunikation

Ein Soft-Kommunikationssystem verfügt über viele Funktionen, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen und Organisationen zugeschnitten sind. Dazu gehören die folgenden;

• Voicemail an E-Mail

  Die Funktion „Voicemail an E-Mail“ sendet Voicemails, die in einer Voicemail-Box hinterlassen wurden, als Anhang per E-Mail. Daher können Personen Voicemails über ihre Telefone oder Personalcomputer abhören. Diese Funktion ist wichtig für die Verwaltung der Kommunikation am Arbeitsplatz. Mitarbeiter können Voicemail-Nachrichten schnell empfangen und in Text umwandeln, der zur effizienten Speicherung und Abruf in einen Voicemail-Ordner übertragen werden kann. Darüber hinaus steigert diese Funktion die Produktivität und spart den Mitarbeitern Zeit, da sie weniger Zeit für die Beantwortung von Voicemail-Nachrichten aufwenden müssen.

• Musik in der Warteschleife

  Die Funktion „Musik in der Warteschleife“ spielt Musik oder andere Unterhaltungsformen ab, wenn ein Anrufer in die Warteschleife gelegt wird. Diese Funktion lindert die Unannehmlichkeiten, die mit Stille verbunden sind, indem sie den Anrufer bei der Stange hält. Sie kann für Marketingzwecke verwendet werden, z. B. für die Werbung für neue Produkte und Dienstleistungen. Unternehmen können diese Funktion nutzen, um das Markenimage zu verbessern, indem sie Anrufer halten und die wahrgenommene Wartezeit minimieren.

• Telefonkonferenzen

  Die Telefonkonferenzfunktion ermöglicht es mehreren Personen, gleichzeitig an einem Anruf teilzunehmen. Mit dieser Funktion können bis zu 100 Teilnehmer effizient in einem einzigen Anruf verbunden werden. Darüber hinaus kann jeder Teilnehmer jederzeit der Telefonkonferenz beitreten oder diese verlassen. Die Funktion bietet Optionen zum Stummschalten, Aufnehmen und sogar zum Weiterleiten von Anrufen. Viele Unternehmensorganisationen verwenden dieses Werkzeug für Teambesprechungen, Diskussionen oder sogar für die Durchführung von Interviews. Es hilft auch, Zeit zu sparen. Anstatt mehrere Personen in separaten Gesprächen zusammenarbeiten, können sie gleichzeitig sprechen.

• Anrufüberwachung

  Softphones ermöglichen die Anrufüberwachung, um die Einhaltung der etablierten Richtlinien und Leistungsstandards zu gewährleisten. Die Funktion dient als wichtiges Werkzeug zur Beurteilung der Anrufqualität, zur Verbesserung der Dienstleistungserbringung und zur Gewährleistung der allgemeinen Kundenzufriedenheit. Sie verfügt über mehrere Funktionen, wie z. B. die Beobachtung aktiver Anrufe, die Kennzeichnung der Wichtigkeit von Anrufen und die Kalibrierung der optimalen Leistung durch Leistungsbewertung. Dies führt zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Fähigkeiten der Agenten durch Anrufprüfung und gezieltes Leistungsmanagement.

Szenarien

Der Markt lässt sich nach Soft-Kommunikationstypen segmentieren, darunter Softphones, von denen erwartet wird, dass sie in den kommenden Jahren ein erhebliches Wachstum verzeichnen werden. Im Jahr 2021 wurde der globale Softphone-Markt auf 2,93 Milliarden Dollar geschätzt und wird voraussichtlich bis 2031 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,8 % auf 7,5 Milliarden Dollar wachsen. Einige der wichtigsten Sektoren, die Softphones verwenden, sind:

• Gesundheitswesen: Ärzte können in Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäusern mithilfe von Softphones schnell Anrufe tätigen, um mit ihren Kollegen über Patienten zu sprechen. Darüber hinaus können im Bereich der Fernversorgung qualifizierte medizinische Fachkräfte bei Bedarf über Fälle mit anderen, insbesondere mit Spezialisten, sprechen. Sie können über das Internet und ein Softphone, insbesondere in ländlichen Gebieten, mit qualifizierten medizinischen Fachkräften überall Kontakt aufnehmen. Krankenhäuser können das Softphone-IVR-System verwenden, um automatisierte Pflegeteams zu erstellen, Kundenportale einzurichten und automatische Terminerinnerungen und Nachsorgeanrufe bereitzustellen.
• Immobilien: Makler können Softphone-Anrufe nutzen, um zahlreiche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, während sie Immobilien präsentieren. Es kann auch die Reichweite von Co-Marketing-Initiativen mit Immobilienpartnern und -maklern verbessern und erweitern. Mithilfe der Softphone-Anrufaufzeichnungsfunktion können Makler wichtige Gespräche überprüfen und Kandidaten, insbesondere neue, anhand der von den Teamleitern bereitgestellten Verkaufsskripte neu schulen. Kunden- und Kundenanfragen können schneller und effektiver bearbeitet werden, insbesondere in einem Sektor, der von Wettbewerbsfähigkeit geprägt ist.
• Unternehmensbereich: Softphones ermöglichen eine reibungslose und einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitern durch interne Sprach-, Video- und Chat-Nachrichten zwischen Kollegen. Dies hat zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit geführt. Die Software bietet auch eine große Auswahl an Funktionen, darunter Anrufweiterleitung, virtuelle Voicemail, Anrufscreening, Anrufaufzeichnung und Routing, die die Effizienz steigern.
• Bildungsbereich: Lehrer und Schüler können mithilfe von Softphones Anrufe tätigen und Klassendiskussionen führen. Darüber hinaus können wichtige Anrufe für die spätere Überprüfung aufgezeichnet werden, um sicherzustellen, dass Lehrer keine wichtigen Inhalte auslassen. Für Nachhilfestunden, Gespräche mit Eltern oder um der pädagogischen Öffentlichkeitsarbeit eine persönliche Note zu verleihen, können Pädagogen die automatische Wahlfunktion verwenden, um Zeit zu sparen. Integrierte Nachrichten ermöglichen es Lehrern, Lernmaterialien, Hausaufgaben und Bildungsressourcen zu teilen, was eine effektive Kommunikation innerhalb der Bildungsgemeinschaft fördert.
• E-Commerce und Einzelhandel: Das in das ERP integrierte Softphone-System kann im Einzelhandel helfen, indem es ein nahtloses Einkaufserlebnis bietet, das es ermöglicht, Anrufe direkt aus dem CRM zu tätigen, ohne sich am Wählgerät anmelden zu müssen. Einzelhandelsunternehmen können den personalisierten Kundenservice verbessern und automatisieren, indem sie schnell auf Kundeninformationen und -historie zugreifen.
• Transport und Logistik: Softphones ermöglichen eine nahtlose Teamarbeit und ermöglichen eine schnellere Problemlösung. Die Integration in Logistiksoftware rationalisiert die Telefonie direkt aus Bestell- oder Versanddetails. Funktionen wie Anrufweiterleitung stellen sicher, dass Anrufe prompt beantwortet werden, was die Kommunikation verbessert.

So wählen Sie Soft-Kommunikationswerkzeuge aus

Soft-Kommunikationswerkzeuge bieten moderne Unternehmen und Käufern zahlreiche Möglichkeiten. Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie diese Faktoren für eine erfolgreiche Kommunikation, Produktivität und Rendite berücksichtigen.

• Zweck: Menschen verwenden Soft-Kommunikation für verschiedene Funktionen, wie z. B. Videokonferenzen, Teambotschaften und VoIP. Daher müssen Käufer die Funktionen der Werkzeuge identifizieren, die ihre Anforderungen erfüllen. Beispielsweise sollten Unternehmen, die einen zuverlässigen Anrufanbieter suchen, Software mit erweiterten Telefoniefunktionen wie Anrufaufzeichnung, Voicemail und mobilen Apps wählen.
• Integration: Wählen Sie ein Soft-Kommunikationswerkzeug, das sich nahtlos in bestehende Workflows und Systeme integriert. Wählen Sie beispielsweise eine Team-Messaging-Software, die mit Projektmanagement-Plattformen, CRM-Lösungen und anderen Produktivitäts-Apps verbunden werden kann. Dies kann die Effizienz steigern und die Zusammenarbeit in verschiedenen Funktionsbereichen fördern.
• Skalierbarkeit: Kunden sollten Kommunikationssoftware wählen, die sich an ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen kann, wenn sie ihre Belegschaft erweitern oder reduzieren. Lösungen mit flexiblen Preismodellen und Funktionspaketen sollten in Betracht gezogen werden.
• Benutzererfahrung: Eine intuitive Benutzererfahrung (UX) ist wichtig für die Akzeptanz und Nutzung von Tools. Käufer sollten die Benutzerfreundlichkeit und die Oberfläche der Kommunikationssoftware vor einer Kaufentscheidung bewerten.
• Kosten: Unternehmen benötigen möglicherweise Soft-Kommunikationswerkzeuge, um produktiv zu bleiben und die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen. Sie müssen jedoch die Gesamtbetriebskosten (TCO) berücksichtigen, die Abonnementgebühren, Wartungskosten und alle Kosten im Zusammenhang mit der Bereitstellung umfassen.
• Funktionen: Nachdem sie ihre Bedürfnisse und ihr Budget bewertet haben, müssen Käufer nach einem Tool suchen, das über Funktionen verfügt, die diese Bedürfnisse erfüllen. Beispielsweise sollte VoIP-Software über Anrufweiterleitung, Anrufaufzeichnung und andere Telefoniefunktionen verfügen, während Videokonferenztools über Bildschirmfreigabe, Chat und andere Funktionen für die Zusammenarbeit verfügen müssen.
• Sicherheit: Käufer möchten ihre privaten Daten und Kommunikation schützen, daher sollten sie ein Tool wählen, das über starke Sicherheitsmaßnahmen verfügt. Zu diesen Maßnahmen sollten Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsaudits gehören.

Soft-Kommunikation Q&A

F1: Was ist Soft-Kommunikation?

A1: Soft-Kommunikation vermittelt die Gedanken, Ideen und Überzeugungen eines Einzelnen oder einer Gruppe über ein bestimmtes Thema F auf eine freundliche und höfliche Weise. Dies fördert eine positive Reaktion und eine einnehmende Verbindung mit anderen. Der Begriff ist mit Kommunikationseigenschaften verbunden, z. B. Höflichkeit, Freundlichkeit und Offenheit.

F2: Warum ist Soft-Kommunikation wichtig?

A2: Soft-Kommunikation ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, eine emotionale Verbindung zum Publikum herzustellen. Es erleichtert das Erreichen gegenseitigen Verständnisses, entschärft Spannungen in schwierigen Situationen und baut Vertrauen zwischen den Parteien auf. Soft-Kommunikation fördert auch aktive Zuhörfähigkeiten und fördert positive Reaktionen und Rückmeldungen. Sie sorgt für eine klare und effektive Übermittlung von Nachrichten und trägt zum Aufbau starker Arbeitsbeziehungen bei.

F3: Was ist ein Beispiel für Soft-Skills-Kommunikation?

A3: Beispiele für Soft-Kommunikationsfähigkeiten sind nonverbale Kommunikation, aktives Zuhören, Empathie, Freundlichkeit, Aufgeschlossenheit und Selbstvertrauen. Weitere sind Teamwork, Problemlösung, Zeitmanagement, Anpassungsfähigkeit und Kreativität. Diese Fähigkeiten spielen eine wichtige Rolle bei der Bildung positiver Beziehungen, sowohl beruflich als auch persönlich.

F4: Was sind die 7 Soft Skills?

A4: Zu den 7 Soft Skills gehören Führung, Kommunikation, Teamwork, Anpassungsfähigkeit, Problemlösung, emotionale Intelligenz und Management. In Kombination mit Hard Skills können sie die Fähigkeit einer Person, mit anderen zusammenzuarbeiten und sie zu führen, ein tieferes Bewusstsein für professionelle Fähigkeiten zu erlangen und auf Veränderungen zu reagieren, erheblich verbessern.

F5: Was sind die 10 Soft Skills?

A5: Die 10 Soft Skills sind Problemlösungsfähigkeiten, effektive Kommunikation, Führungskompetenz, Anpassungsfähigkeit, Kreativität, emotionale Intelligenz, die Fähigkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten, Konfliktlösung, Bescheidenheit und eine optimistische Einstellung. Diese Soft Skills beziehen sich darauf, wie Menschen interagieren, arbeiten und denken.