Manpower anfrage

Arten von Personalanforderungen

Eine Personalanforderung ist ein Dokument, das die Anforderungen und den Bedarf an zusätzlichem Personal innerhalb einer Organisation beschreibt. Sie dient als formelle Anfrage von einer Abteilung oder einem Team an die Personal- oder Geschäftsleitung, um den Bedarf an Neueinstellungen, Versetzungen oder der Nutzung von Personalressourcen zu bewerten. Sie enthält Informationen über die Position, die Begründung, die Qualifikationen und budgetäre Überlegungen.

Es gibt zwei Hauptarten von Personalanforderungsformularen: interne und externe. Interne Formulare werden verwendet, um die Versetzung oder Beförderung von bestehenden Mitarbeitern innerhalb der Organisation zur Besetzung einer vakanten Stelle zu beantragen. Externe Formulare werden verwendet, um die Einstellung neuer Mitarbeiter von außerhalb der Organisation zur Besetzung der vakanten Stelle zu beantragen.

Darüber hinaus können die Arten von Personalanforderungen basierend auf der Art des Bedarfs kategorisiert werden:

• Projektbezogene Anfragen: Diese Anfragen entstehen, wenn ein spezifisches Projekt zusätzliches Personal erfordert. Sie könnten Anfragen zur Einstellung von Saisonarbeitern, Auftragnehmern oder Spezialisten beinhalten, um den Anforderungen und Fristen des Projekts gerecht zu werden.
• Saisonale Anfragen: Unternehmen, die saisonalen Schwankungen ausgesetzt sind, können Anfragen für zusätzliche Mitarbeiter während der Hochsaison einreichen und in der Nebensaison das Personal reduzieren.
• Vertretungsanfragen: Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder nicht verfügbar ist, kann eine Anfrage für eine Vertretung eingereicht werden. Dies könnte die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder die Versetzung vorhandener Mitarbeiter zur Schließung der Lücke umfassen.
• Fähigkeitslücken-Anfragen: Wenn eine Abteilung einen Bedarf an bestimmten Fähigkeiten oder Fachwissen erkennt, die die aktuellen Mitarbeiter nicht besitzen, kann sie eine Anfrage einreichen, um Personen mit diesen Fähigkeiten einzustellen.
• Budgetgenehmigungsanfragen: Diese Anfragen erfordern die Genehmigung des Budgets für die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Zuweisung von Ressourcen für Personal. Sie beinhalten Details zu den Einstellungskosten, Begründungen und Auswirkungen auf das Budget.

Wie man Personalanforderungen auswählt

Die Auswahl des richtigen Personals für eine Anfrage umfasst das Verständnis der spezifischen Anforderungen der Aufgabe und die Auswahl der geeigneten Fähigkeiten zur Erfüllung dieser Anforderungen. Hier sind einige wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass das bereitgestellte Personal perfekt mit den Anforderungen übereinstimmt:

• Den Arbeitsumfang definieren:

  Skizzieren Sie klar die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen. Dies hilft, die Art und den Grad der benötigten Fähigkeiten zu verstehen.

• Erforderliche Fähigkeiten identifizieren:

  Bestimmen Sie die spezifischen Fähigkeiten und das Fachwissen, die für das Projekt benötigt werden. Berücksichtigen Sie sowohl technische Fähigkeiten als auch Soft Skills wie Kommunikation und Teamarbeit.

• Das Arbeitsumfeld bewerten:

  Das Arbeitsumfeld kann die Wahl des Personals beeinflussen. Wenn das Projekt an einem abgelegenen Ort stattfindet, müssen die Mitarbeiter möglicherweise geschult werden, um mit den Herausforderungen vor Ort umzugehen.

• Erfahrung und Qualifikationen bewerten:

  Wählen Sie Personal mit der richtigen Erfahrung und Qualifikationen aus. Erfahrung stellt sicher, dass die Arbeitskräfte mit ähnlichen Projekten vertraut sind und qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.

• Verfügbarkeit und Flexibilität berücksichtigen:

  Stellen Sie sicher, dass das Personal bei Bedarf verfügbar ist und sich an Änderungen im Projektzeitplan anpassen kann. Flexibilität ist im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.

• Teamdynamik bewerten:

  Berücksichtigen Sie, wie die ausgewählten Arbeitskräfte als Team zusammenarbeiten werden. Eine gute Teamdynamik kann die Produktivität steigern und ein positives Arbeitsumfeld schaffen.

• Referenzen und Hintergrund prüfen:

  Überprüfen Sie immer Referenzen und Hintergrundinformationen, bevor Sie die Personalanforderung abschließen. Dies hilft sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen guten Ruf haben und vertrauenswürdig sind, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

• Eine angemessene Einarbeitung und Schulung anbieten:

  Nachdem das Personal ausgewählt wurde, bieten Sie eine angemessene Einarbeitung und Schulung an, um sie mit den Projektzielen, Sicherheitsverfahren und Unternehmensrichtlinien vertraut zu machen.

Wie man Personalanforderungen verwendet und Produktsicherheit gewährleistet

Die Verwendung einer Vorlage oder Software für Personalanforderungen kann den Prozess der Anforderung zusätzlichen Personals vereinfachen. Hier sind einige Schritte, die zu befolgen sind:

• Den Bedarf an zusätzlichem Personal identifizieren

  Bestimmen Sie die spezifischen Aufgaben oder Projekte, die zusätzliches Personal benötigen. Dies könnte durch eine erhöhte Arbeitslast, Abwesenheiten von Mitarbeitern oder den Bedarf an spezialisierten Fähigkeiten bedingt sein.

• Das Personalanforderungsformular ausfüllen

  Geben Sie Details wie den Projektnamen, eine Beschreibung der Arbeitslast, die gewünschten Qualifikationen, die angeforderten Start- und Enddaten sowie den Namen und die Kontaktdaten des Anforderers an. Seien Sie so spezifisch wie möglich, um sicherzustellen, dass die richtigen Kandidaten ausgewählt werden.

• Die Anfrage einreichen

  Übermitteln Sie das ausgefüllte Personalanforderungsformular an die zuständige Behörde, z. B. die Personalabteilung oder die Personalagentur. Stellen Sie eine fristgerechte Einreichung sicher, um Verzögerungen bei der Schließung der Personalengpass zu vermeiden.

• Die Anfrage nachverfolgen

  Überprüfen Sie bei der zuständigen Abteilung oder Agentur, ob die Anfrage eingegangen und bearbeitet wird. Dies zeigt, dass der Anforderer proaktiv ist und die fristgerechte Erledigung von Aufgaben schätzt.

• Kandidaten überprüfen und genehmigen

  Sobald das angeforderte Personal identifiziert ist, sollte der Anforderer die Kandidaten überprüfen und genehmigen. Dies kann die Durchführung von Interviews mit den Kandidaten oder die Genehmigung basierend auf deren Qualifikationen und Erfahrungen umfassen.

• Das neue Personal einarbeiten

  Sobald der neue Mitarbeiter genehmigt ist, sollte er in das Team eingegliedert werden. Dies kann die Vorstellung beim Team, die Bereitstellung der erforderlichen Werkzeuge und Ressourcen sowie die Schulung in den spezifischen Aufgaben oder Projekten, an denen er arbeiten wird, umfassen.

Produktsicherheit

Die Produktsicherheit einer Vorlage oder Software für Personalanforderungen hängt von den darin gespeicherten Daten ab. Achten Sie auf die folgenden Funktionen, um die Sicherheit zu gewährleisten:

• Datenverschlüsselung

  Stellen Sie sicher, dass der Softwareanbieter eine hochgradige Verschlüsselung verwendet, um Benutzerdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies erschwert es Hackern, auf die Daten zuzugreifen.

• Regelmäßige Backups

  Wählen Sie eine Software, die regelmäßig Daten sichert, um Verlust aufgrund technischer Probleme oder Cyberangriffe zu verhindern. Das Backup sollte an einem separaten Ort aufbewahrt werden.

• Zugangskontrollen

  Stellen Sie sicher, dass die Software Zugangskontrollen hat, um den Datenzugang nur autorisierten Benutzern zu erlauben. Dies hilft, interne Datenverletzungen zu verhindern.

• Einhaltung der Datenschutzvorschriften

  Wählen Sie Software, die den Datenschutzvorschriften wie der DSGVO oder dem CCPA entspricht. Dies gewährleistet, dass der Softwareanbieter die besten Datenschutzpraktiken befolgt.

Funktionen, Merkmale und Design von Personalanforderungen

Folgend sind die Funktionen, Merkmale und das Design einer Personalanforderung aufgeführt:

Funktionen

• Personalplanung

  Eine Personalanforderung hilft Managern, die richtige Anzahl von Personen für die Durchführung der Arbeit zu planen. Sie zeigt die Arbeitslast und wie viele Mitarbeiter benötigt werden.

• Klarheit in der Kommunikation

  Das Anforderungsformular gibt klar die Aufgaben, benötigten Fähigkeiten und den Zeitrahmen an. Dies stellt sicher, dass jeder die Anfrage versteht und Verwirrung reduziert wird.

• Richtige Ressourcenzuweisung

  Es hilft Managern, Aufgaben den richtigen Arbeitern zuzuweisen. Durch die Auflistung der Anforderungen können Manager Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen identifizieren.

• Kostenschätzung

  Die Anfrage liefert Details zu den Aufgaben und der Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Diese Informationen helfen Managern, die Projektkosten genau zu schätzen.

• Dokumentation und Nachverfolgung

  Eine Personalanforderung dient als schriftliche Dokumentation der Anfrage. Sie kann verwendet werden, um die Zuweisung von Mitarbeitern zu verschiedenen Projekten im Laufe der Zeit nachzuverfolgen.

Merkmale

• Einfache Handhabung

  Das Anforderungsformular ist einfach und leicht auszufüllen. Dies ermöglicht es Managern, Anfragen ohne Verzögerung einzureichen.

• Anpassungsfähigkeit

  Das Formular kann an die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen oder Organisationen angepasst werden. Dadurch können spezifische Details, die für jede Anfrage relevant sind, aufgenommen werden.

• Automatisierte Arbeitsabläufe

  Einige Anforderungsformulare verfügen über automatisierte Arbeitsabläufe. Diese Arbeitsabläufe leiten Anfragen an die entsprechenden Manager zur Genehmigung und Nachverfolgung weiter.

• Integration mit anderen Tools

  Das Anforderungsformular kann mit anderen Tools wie HR-Systemen oder Projektmanagementsoftware integriert werden. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Plattformen.

• Berichterstattung und Analytik

  Das Anforderungsformular kann Berichte generieren und Analysen zu Personalanforderungen und Zuweisungen bereitstellen. Dies hilft Managern, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Projekte zu treffen.

Design

• Titel und Anfordererdetails

  Das Formular hat einen Titel, der es als Personalanforderung identifiziert. Es enthält auch den Namen der Person, die die Anfrage einreicht, und das Datum.

• Projekt- oder Aufgabenbeschreibung

  Dieser Abschnitt bietet eine kurze Beschreibung des Projekts oder der Aufgabe, die zusätzliches Personal benötigt. Er erklärt den Umfang und die Bedeutung der Anfrage.

• Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen

  Das Formular listet die spezifischen Fähigkeiten und Qualifikationen auf, die für das Personal benötigt werden. Dies stellt sicher, dass die angeforderten Mitarbeiter die Anforderungen des Projekts erfüllen.

• Anzahl und Dauer

  Die Anfrage gibt die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und die Dauer des Projekts an. Diese Informationen helfen bei der ordnungsgemäßen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

• Genehmigungsbereich

  Schließlich enthält das Formular einen Bereich für Genehmigungen von Managern oder der Personalabteilung. Dies zeigt, dass die Anfrage überprüft und genehmigt wurde, bevor Maßnahmen ergriffen werden.

Fragen & Antworten

Q1: Was ist eine Personalanforderung?

A1: Eine Personalanforderung ist ein Formular, das Informationen über die Art des benötigten Personals für ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe bereitstellt. Es beschreibt die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen sowie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und deren Dauer.

Q2: Welche Informationen enthält eine Personalanforderung?

A2: Eine Personalanforderung enthält Informationen über das Projekt oder die Aufgabe, das benötigte Personal, die Anzahl der benötigten Personen und die Dauer des Projekts oder der Aufgabe. Sie kann auch Details zum Budget und zu spezifischen Qualifikationen oder Erfahrungen enthalten, die erforderlich sind.

Q3: Wer verwendet Personalanforderungen?

A3: Projektmanager, HR-Personal und Abteilungsleiter verwenden Personalanforderungen, um sicherzustellen, dass die benötigte Arbeitskraft adäquat und effizient bereitgestellt wird. Darüber hinaus nutzen Outsourcing-Unternehmen und Auftragnehmer die Anfrage, um die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen.

Q4: Was sind die Vorteile einer Personalanforderung?

A4: Die Vorteile einer Personalanforderung umfassen eine klare Kommunikation der Anforderungen, eine angemessene Planung und Budgetierung sowie eine effiziente Zuweisung von Ressourcen. Sie stellt sicher, dass das richtige Personal mit den notwendigen Fähigkeiten dem Projekt oder der Aufgabe zugewiesen wird, was zu besseren Ergebnissen und einer höheren Produktivität führen kann.